Tannlegesystemer – tekniske og datafaglige aspekter

IT-rådgiver Jørn Longva

Tannlegesystemer – tekniske og datafaglige aspekter

På oppdrag fra Tannlegeforeningen er programvare fra de tre leverandørene av tannlegeadministrative systemer som har flest brukere i Norge vurdert. Vekten er lagt på tekniske og datafaglige aspekter som de fleste klinikker ikke har kompetanse til å vurdere selv.

Metoden som har vært anvendt er intervjuer med leverandørene, brukere av de respektive systemer, studier av materiale fra Tannlegeforeningens dataundersøkelse, og vurdering av kortfattede demonstrasjoner av foreliggende programvare.

Dentica leveres av Respons AS. Programmet majoritetseies av (hoved-)utvikleren og kom på markedet i 1994. Respons er et firma i Spydeberg med 18 ansatte. Firmaet leverer også programvare for helse og sosial samt pleie og omsorg til offentlig sektor.

Opus Dental leveres av Opus Systemer i Asker. Programmet selges både i Norge og Sverige og eies av Opus Systemer, som i sin tur eies i hovedsak av Colosseum Holding. Familien som danner kjernen i Opus Systemer er minoritetsaksjonærer. Tannlegesystemer er eneste produkt. Opus har 8 ansatte. Selskapet begynte som forhandler for et annet tannlegesystem. Første versjon av Opus Dental kom på markedet i 1993.

Infodent fra Info-Pro i Volda har vært lengst på markedet blant de utbredte tannlegesystemene. En lenge lovet Windows-versjon, Windent, er nylig tatt i ordinær bruk og er ment som avløser for Infodent som kom på markedet i 1984. Info-Pro har fem ansatte og er nylig omgjort til aksjeselskap. Selskapet er en familiebedrift og tannlegesystemer er eneste produkt.

Å velge programvare er også å velge leverandør
Det er lett å se seg blind på skjermbilder og glansede brosjyrer når man skal velge programvare. Det er imidlertid viktig å være klar over at man i ettertid ofte vurderer forhold rundt produktet vel så høyt som selve programpakken. Forhold som kommunikasjon mellom leverandør og bruker – både ved normal drift og i problemsituasjoner, dokumentasjon, opplæring og videreføring av produktet – har betydning. Vektlegging av faktorene kan svinge utfra den enkeltes forutsetninger. En bruker som er svak datateknisk vil f.eks. føle større behov for opplæring og brukerstøtte enn erfarne databrukere. Det er derfor viktig hvis man skal legge denne artikkelen til grunn for valg av ny programvare å være seg bevisst egne forutsetninger og gi de faktorer vekt som vil bety mest i ens egen situasjon.

Programvarenes livssyklus
Mange er ikke klar over at programvare gjennomgår en livssyklus. De er selvsagt klar over at programvareprodukter "dør" når kundene finner dem utdaterte, uhensiktsmessige og basert på foreldet teknologi. For leverandører gjelder det å ha nye og teknologisk oppdaterte programmer på markedet når de gamle trenger avløsning.

Et nyskrevet program må gjennom barnesykdommene, en tid hvor feil i funksjonsmåte og programmering oppdages og korrigeres. Kun i meget sjeldne tilfeller slippes programvare på markedet uten at brukerne merker at den er i "ferskeste" laget. Til gjengjeld vil brukerne som regel kunne glede seg over at programmet har funksjonalitet som eldre programmer ikke matcher. Senere, når programmene når middagshøyden, er de forholdsvis feilfrie og har god funksjonalitet. Etter hvert blir nye programversjoner et kompromiss mellom opprinnelig idé/teknologi og nye funksjoner. Dette introduserer nye feil, medfører uelegante ad hoc-løsninger eller gir rett og slett brukerne en følelse av stagnasjon. Når programvaren når denne fasen, ser kundene seg som regel om etter en erstatning.

Vi har på 90-tallet gjennomgått et såkalt teknologiskifte på denne måten: Windows-programmene med grafisk brukergrensesnitt og mus har gradvis fortrengt kode- og karakterbasert DOS-programvare. De brukerne som tidlig gikk over til de nye programmene, opplevde ofte problemer med maskinkapasitet, hastighet og driftsstabilitet. Til gjengjeld nøt de godt av enklere innlæring, morsommere grensesnitt og bedret funksjonalitet.

Dentica og Opus er omlag like gamle og basert på noenlunde samme teknologi og funksjonelt grunnlag. Denne artikkelforfatteren vil ikke gi seg ut på spekulasjoner om de har passert middagshøyden eller ikke, men vi ser ikke noe iøynefallende teknologiskifte i horisonten som skulle gjøre dem uaktuelle de første årene.

Infodent er definitivt nådd alderdommen og Windent er fra leverandørens side eslet til å ta over. Brukere av Windent må nok påregne en del barnesykdommer, men programmet baserer seg på etablert Windowsteknologi i likhet med konkurrentene. Det nye ligger i funksjonaliteten, f.eks. at det støtter Jim Prides tankegang om tidsintervaller og fordeling av oppgaver mellom personellgrupper. Gamle Infodent-brukere vil sannsynligvis kjenne seg igjen i mye av tankegangen ellers.

Plattform/verktøy
Hvilke programmeringsspråk og utviklingsverktøy programvareleverandøren har valgt å bruke vil ha betydning for flere forhold. F.eks. hvis utbredte verktøy er valgt, gjør det at det vil være lettere å rekruttere dyktige medarbeidere med erfaring dersom leverandøren skulle miste en eller flere i utviklingsstaben. Videre er det forskjell på hvor stabile driftsprogrammene som utvikles blir, men et godt verktøy kan aldri gjøre opp for dårlig arbeid. Det er fortsatt slik at det er den menneskelige innsats som avgjør.

Dentica er programmert i C++ ved hjelp av Microsoft Visual Studio, og bruker Raima relasjonsdatabase. C++ er mye brukt i profesjonell programvareutvikling, ofte med robust og godt resultat.

Opus er i hovedsak basert på Microsoft Visual Basic programmeringsverktøy/-språk. Systemet leveres alternativt med Microsoft Access SQL Server relasjonsdatabaser for lagring av data. For mindre klinikker vil Access være tilstrekkelig, mens SQL Server gir bedre ytelse når mange samtidige brukere er inne i bildet. SQL Server er mer krevende driftsmessig, både av servermaskinen og den som skal forestå datadriften. Derfor er sistnevnte beregnet for klinikker med mange brukere i nettverket. Visual Basic/Access er mye brukt i programvareutvikling, spesielt i lettere applikasjoner. Denne programvaren er tett integrert med Microsofts kontorprogramvare, på godt og vondt. Sagt på en annen måte: Programvaren gir mulighet for elegante løsninger, men forstyrrelser i oppsett, innstillinger o.l. kan lett påvirke stabilitet og driftssikkerhet. Mange har opplevd at installasjon av ny programvare påvirker de programmene som allerede er installert på en PC som kjører Windows 95, 98 eller NT, ofte med den følge at noe ikke lenger virker. Opus oppgir at de av og til over telefon veileder kunder i å rette opp registerinnstillinger.

Windent er utviklet ved hjelp av Delphi Object Pascal og bruker Paradox database med en til dels egenutviklet søkemotor. Detter er en basis som ikke er så utbredt som de to foregående, men Delphi nyter en viss respekt i utviklermiljøer.

Metoder og organisasjon
Vi har forsøkt å få inntrykk av kvalitetssikringssystemene hos de respektive leverandører når vi har besøkt dem. Det finnes sertifiseringsstandarder for programvareleverandører, særlig kjent er TickIT og ISO 9001. Ingen av de undersøkte leverandører er sertifiserte, det er forsåvidt ikke særlig vanlig blant mindre selskaper i databransjen i Norge.

Ingen av leverandørene kunne oppgi at de fulgte noen kjent systemutviklingsmetode. Vårt inntrykk er at leverandørene tar fram og vedlikeholder sine produkter på noenlunde lik måte. Dentica ligger kanskje en tanke foran når det gjelder testmetodikk, mens Windent og Opus benytter verktøy for konfigurasjonsstyring.

Integrasjon med annen programvare
Alle leverandører har integrasjon med digital røntgen, Windent med noe færre systemer enn de to andre, men dette er lovet skal komme til i tråd med etterspørsel. Opus betoner integrasjon mot mange regnskapssystemer. Dentica imponerer litt med integrasjon mot betalingsterminal (dvs. oversendelse av beløp til terminalen). Alle gir uttrykk av at de strekker seg etter å imøtekomme kundebehov for integrasjon når behovet oppstår. Slike nye funksjoner vil likevel ha en ledetid før de er tilgjengelige, og gode nye løsninger må kreve en ressursinnsats fra leverandørens side.

Maskinvarekrav
En del tannleger er blitt frustrerte av leverandører som lanserer nye versjoner av programvaren som krever ppgradering/utskifting av maskinene. Det er imidlertid ikke å vente at dette skal bli noe problem de nærmeste årene, da utviklingen på maskinsiden har holdt en større fart enn maskinkravene for tannlegesystemene. Praktisk talt alt som er å få kjøpt på PC-markedet i dag, har mer enn nok kapasitet til å kjøre de undersøkte tannlegesystemene i versjonene som foreligger per 1.oktober 1999.

Opus har en historie for å forestå utvikling med nyeste versjon av Microsoft programvare. Dette stiller ofte nye krav også til maskinvaren hos tannlegene. Dette kan igjen gjøre at Opus-brukere oftere må oppgradere maskinutstyr også i fremtiden.

Mange klinikker benytter seg av nettverk. Hastigheten på et dataprogram i nettverk avgjøres av mange sammensatte faktorer. Den påvirkes blant annet av hvilke andre programmer som kjøres samtidig, overføringshastigheten i nettet og måten programmet er installert. Nettverksinstallasjoner må prøves ut i samarbeid med personell som utfører og leverer datadriftstjenestene. Selv om programvareleverandørene kan gi visse forhåndsanbefalinger, er det bare installasjon og testing som kan bekrefte at ytelsen er akseptabel. Det bør foretas en prøveinstallasjon av programvaren på nettet og utprøves av flere brukere samtidig.

Drift
Tannlegekontorer som har timebok og journal på data, bør ha et profesjonelt driftsopplegg for sikkerhetskopiering, maskin- og programvare, eventuelt nettverk og problemsituasjoner. Den beste løsningen er ofte å tegne en driftsstøtteavtale med leverandør av maskinvaren. Er man godt datakyndig og driver en mindre klinikk, er muligheten til stede for å stå for drift selv, men når problemer med maskinvaren oppstår, vil det være viktig å stille med erstatningsmaskin. Man bør velge maskinleverandør som kan levere driftsstøtte og være behjelpelig også på annet vis når problemer oppstår. Leverandører som er innrettet mot bedriftsmarkedet er oftest å anbefale.

Det kan oppstå problemer med databasene i alle undersøkte systemer, f.eks. ved at noen journalposter låser seg. Hvilke ringvirkninger dette kan få, varierer noe fra system til system. Filene kan måtte sendes leverandør for oppretting. Dette er forholdsvis enkelt med Windent hvor hver pasient har egen journalfil. Opus har data samlet i en større MS Access-fil (ofte rundt 10MB) hvor det ikke er ualminnelig å anbefale å "brenne" en CD (kopiere database ut på CD-plate) for å transportere databasen til leverandøren for assistanse. Mange klinikker vil være avhengig av ekstern driftsassistanse for å gjøre slikt. Selv om mange PCer i dag leveres med utstyr for å skrive til CD-plater, er det ennå en stund til dette er allemannseie.

Hjelpefunksjoner
I tillegg til brukerhåndbok har programmene noe hjelpefunksjon på skjerm. Windent utmerker seg i så måte med hjelpefunksjon både på skjermbildenivå og nede på det enkelte felt som skal fylles ut.

Windent og Dentica oppgir å dekke opp alle funksjoner med tastaturvalg slik at brukere som ikke ønsker å bruke mus, har et alternativ, mens Opus satser på musebruk.

Opplæring
Med innføring av det grafiske brukergrensesnittet i Windows har behovet for opplæringskurs på tannlegesystemene blitt vesentlig redusert. Nyuteksaminerte tannleger har også normalt en bedre generell kjennskap til PCer og Windows’ virkemåte enn tilfellet var tidligere. Imidlertid kan man slett ikke si at behovet for begynneropplæring er bortfalt.

Dentica har praktisert et par timers innføring ved installasjon, men brukere vi har vært i kontakt med, har opplevd dette som noe i minste laget.

Opus arrangerer anbefalte startkurs over fem timer, og støtter brukeropplæring ut over dette med oppsøkende virksomhet på konsulentbasis.

Windent har av naturlige årsaker ikke kommet i gang med begynnerkurs ennå, men leverandøren har lang tradisjon for å avholde opplæringskurs på Infodent.

Brukerstøtte
Alle tre leverandører har telefonvaktordninger for assistanse/brukerstøtte i normal arbeidstid, men ikke alle kunder er automatisk med i ordningene.

Opus praktiserer prinsippet med årlig lisensbetaling hvor alle kunder er med i ordningen, mens de to andre har praktisert valgfrihet med hensyn til om man vil betale for en enkelt programversjon eller knytte seg til et vedlikeholdsprogram. I databransjen er det ikke noe fasitsvar på om obligatoriske assistanseordninger er bedre enn frivillige. Dersom programvaren er robust, og brukerne datakyndige, kan det være positivt å kunne velge vekk ekstra kostnader, men det viser seg også altfor ofte at brukermisnøye oppstår fordi man har valgt vekk assistanseordninger. Vi tenderer derfor til å anbefale obligatoriske ordninger.

I spørreundersøkelsen kommer Dentica best ut og Windent (les: Infodent) dårligst ut når det gjelder brukerstøtte. Personell vi har hatt kontakt med, oppgir at det til tider har vært vanskelig å få teknisk kompetanse i tale hos sistnevnte.

Brukerfora
Selskaper som leverer fagsystemer forsøker ofte å få til kommunikasjon med brukerne også utenfor opplærings- og problemsituasjoner. Etablering av brukerfora er viktig for å få til en god toveiskommunikasjon. Imidlertid kan et brukerforum lett bli ris til egen bak, dersom brukerne er kritiske og nører opp om hverandres misnøye. På den annen side kan et brukerforum sikre nyttig tilbakemelding, man kan gi løfter om forbedringer, demonstrasjoner av nye versjoner/funksjoner og bygge goodwill. Opus har vært flinke til dette over flere år, men de andre leverandørene varsler økt satsning framover.

Tabell 1. Rangering av programvare innenfor en del viktige områder fra de tre leverandørene som har flest brukere i Norge. "1" er best

Sikkerhet
Datasikkerhet kan ha mange aspekter. Vi har imidlertid konsentrert oss om to hovedproblemstillinger: sikkerhet mot å få ødelagt data ved uhell, og sikkerhet mot at uvedkommende skal få tak i sensitive data.

Det kan være fatalt for en praksis å miste tilgangen til timebokinformasjon og journaldata. Enten disse dataene ligger lagret på en nettverksserver eller på en frittstående PC, ligger de i utgangspunktet lagret bare på ett sted, og på en harddisk. Det skjer fra tid til annen at disker ødelegges. Det er derfor svært viktig å ta backup regelmessig. Alle tre leverandører legger opp til at dette gjøres i driftsmiljøet på utsiden av tannlegeprogrammet. Altså må dette sikres gjennom ordninger med leverandør av maskiner og driftstjenester.

Når det gjelder å gjøre det vanskelig for utenforstående å skaffe seg adgang til sensitive data, vurderer vi Dentica til å ha best sikkerhet foran Windent og Opus.

Konklusjon
Vi finner det ikke riktig å kåre noen ubestridt vinner i undersøkelsen. Den enkelte kjøper må vurdere sine egne behov og forutsetninger opp mot hvordan leverandørene gjør det på viktige områder.

Vi har satt opp en tabell hvor vi har rangert produktene på en "seierspall" (1 er best) innenfor en del viktige områder (Tabell 1). Det må understrekes at det er subjektive vurderinger inne i bildet, men vi mener likevel at tabellen kan gi en god pekepinn om styrker og svakheter.

Vårt hovedinntrykk er at Dentica i skrivende stund vil være valget for klinikker som vektlegger tekniske aspekter, mens Opus kan velges ut fra organisasjonsmessige aspekter. Funksjonelle aspekter og erfaring med Infodent, kan også gjøre Windent til et interessant valg for noen.

Dentica og Opus følger hverandre tett i mange disipliner. Likevel virker det som Dentica gjennom sine nokså tradisjonelle valg av utviklingsverktøy og løsninger har tatt fram et produkt med gode funksjoner og robust design, men vi vil likevel sette et spørsmålstegn ved driftsstabiliteten på bakgrunn av tall fra spørreundersøkelsen. Opus har i samme spørreundersøkelse ikke gjort det fullt så godt som vi ville ventet når det gjelder brukerstøtte, på bakgrunn av god bemanning av telefontjenesten og et omfattende opplegg for oppfølging av brukermassen gjennom brukerfora og opplæring. Dette kan ha sammenheng med at brukerundersøkelsen reflekterer historikk i større grad enn det øyeblikksbildet vi har dannet oss gjennom intervjuer og undersøkelse.

Adresse: Hoffmannsvei 15, 3616 Kongsberg

Nøkkelord: Databehandling; Informasjonsteknologi; Produktopplysning; Datautstyr