IT-kontrakter for tannleger

Advokat Ulf Alex Samer

IT-kontrakter for tannleger*

* Både standardavtale og veiledning kan fås ved henvendelse til NTFs sekretariat.

På oppdrag fra og i samråd med Tannlegeforeningen er det utarbeidet en avtalemal for anskaffelse av dataprogramvare for private og offentlige tannlegeklinikker. I utgangspunktet bør denne avtalen legges til grunn i forbindelse med tannlegers anskaffelser av "tannlegeprogramvare".

Dersom man av ulike årsaker velger å utarbeide egne avtaler eller å forhandle på grunnlag av leverandørens avtale, anbefaler vi allikevel at man leser standardavtalen og veiledningen til denne. I veiledningen gjennomgås standardavtalens enkelte punkter i detalj. Både avtale og veiledning er tilgjengelig hos advokat Knut. S. Kjølstad i Tannlegeforeningen.

I denne artikkelen gis det en kort oversikt over noen problemstillinger og forhold som det bør tas hensyn til dersom standardavtalen ikke benyttes.

Avtaleinngåelse og gjennomføring av avtalens deler
Behovsanalyse
Før avtale inngås er det viktig å gjøre seg opp en mening om hvilke oppgaver programvaren skal løse og hvilke funksjoner den skal ha. Likeledes bør man foreta undersøkelser i markedet for å bringe på det rene hvilken funksjonalitet som tilbys i "standardpakkene". I tillegg må det også vurderes om programvaren skal benyttes sammen med eksisterende systemer – både når det gjelder eksisterende programvare og eksisterende datamaskiner – for eksempel om systemet skal integreres med annen administrativ programvare eller kontorstøtteprodukter. Tilsvarende gjelder dersom systemet skal integreres med teknisk utstyr, som røntgenapparater eller lignende. Resultatet av analysen er en kravspesifikasjon.

Avtaleinngåelsen
Når behovsanalysen er gjennomført benytter man kravspesifikasjonen som grunnlag for å innhente tilbud fra leverandørene. Selv om markedet i Norge er relativt lite, kan det lønne seg å ta kontakt med flere leverandører. Dersom ingen leverandører kan oppfylle kravspesifikasjonen, må det vurderes hvorvidt de punkter som ikke kan oppfylles kan utelates, eller om det er behov for å utvikle egen programvare – såkalt "skreddersøm".

Før man eventuelt innlater seg på spesialtilpasninger eller egenutvikling er det viktig å være klar over at slik "skreddersøm" ofte kan medføre problemer. Kostnadene ved slik egenutvikling kan ofte bli svært høy som følge av uforutsette problemer, manglende kompetanse og ressurser hos partene, uprøvet teknologi eller lignende. I tillegg er det vanskelig å få leverandøren til å gjennomføre slike prosjekter til fast pris. Vi anbefaler derfor at man så langt det er mulig kjøper standardprogramvare.

Avtalen må inngås skriftlig. Dersom avtalen er av et visst omfang er det fornuftig å la en jurist gjennomgå den, før den undertegnes.

Gjennomføring av avtalen
Når avtale er inngått, er det viktig at begge parter følger opp innholdet i avtalen. Dersom frister oversittes eller programvaren ikke er i samsvar med kravspesifikasjonen, er det viktig å reklamere på dette overfor leverandøren så snart som mulig. Reklamasjoner bør skje skriftlig både dersom det foreligger forsinkelser i forhold til avtalte tidsfrister og dersom det foreligger feil eller mangler.

Viktige punkter i en programvareavtale
Innkjøp av både programvare og teknisk utstyr
Dersom det i forbindelse med anskaffelsen også skal gjøres endringer eller oppdateringer av teknisk infrastruktur dvs. PCer, servere, nettverk, skrivere eller lignende vil man ofte måtte inngå avtaler med to parter: En som leverer utstyret og standardprogramvare og en som leverer tannlegeprogramvare. Dersom det er mulig, kan det være formålstjenlig å benytte samme leverandør for både programvaren og utstyr, fordi leverandøren da blir ansvarlig for at hele anlegget fungerer som forutsatt. Dersom en velger å ikke anvende samme leverandør, må man få en skriftlig kravspesifikasjon knyttet til teknisk infrastruktur fra programvareleverandøren før man gjør innkjøp av utstyr.

Dersom man allerede har anskaffet utstyr, må utstyrsspesifikasjonene fremgå av kravspesifikasjonen, slik at programvareleverandøren vet hvilket utstyr programvaren må virke sammen med.

Parter i avtalen
Når man skal inngå en avtale er det viktig å være bevisst på hvem som er parter i avtalen. Dersom en enkelt tannlege inngår en kjøpsavtale for programvaren (ofte en bruksrettsavtale), er det tannlegen som har rett til å bruke programmet, og ikke de øvrige tannleger i et kontorfellesskap, selskap eller lignende. Dersom tannlegekontoret er organisert som et selskap (f.eks. AS eller ANS) bør derfor selskapet inngå avtalen med leverandøren. Lisensen følger da selskapet og ikke den enkelte tannlege.

Leveransens omfang
Det må fremgå av avtalen hvilke programvaremoduler som inngår i leveransen, samt hvor mange eksemplarer av programmet som leveres og hvilken dokumentasjon som følger med. Dokumentasjonen bør være på norsk. Det må også fremgå hvor mange brukerlisenser som inngår i avtalen, og om brukslisensene knytter seg til antall installerte programvareeksemplarer, til antallet faktiske brukere eller lignende.

Dersom det er behov for opplæring, bør det fremgå av avtalen. Det bør også spesifiseres om dette er inkludert i prisen eller om det skal betales særskilt for opplæring og ev. dokumentasjon.

Det skal også fremgå av avtalen om programvareleverandøren skal foreta installasjon og om testing av programvaren inngår i prisen.

Bruksrett
Programvaren gir bare bruksrett til programmet og ikke en eiendomsrett eller opphavsrett. Leverandøren beholder opphavsretten/eiendomsretten til programmet, og tannlegekontoret får rett til å bruke et visst antall kopier av programmet. Dette betyr at det som hovedregel, utover lovlig sikkerhetskopi, ikke er adgang til å kopiere programvaren, selge programmet videre, eller overlate det til tredjemenn.

Bruksretten bør være knyttet til et visst antall brukere og ikke til bestemte navngitte personer. I tillegg bør bruksretten være uavhengig av hvilket utstyr som benyttes. Bruksretten bør ikke være tidsbegrenset, men det bør være mulig å få tilgang til nye versjoner dersom det skulle bli behov for det.

Pris og betaling
Totalprisen for programvare, installasjon og andre ytelser må fremgå av avtalen. Betaling skal som hovedregel ikke skje før programvaren er levert og testet. Alternativet til betaling ved levering er delbetalinger. Dersom det skal foretas delbetalinger skal vilkårene for delbetalinger fremgå av avtalen.

Fremdrift og forsinkelse
Det er viktig å regulere leveringstidspunkt og sanksjoner knyttet til forsinkelse i avtalen. Det er vanlig at leverandøren må betale dagbot dersom produktet ikke leveres til avtalt tid. Dagboten er normalt mellom 0,10 og 0,15 % av kontraktsprisen per dag avgrenset oppad til 10—15 %. Dette skal gi leverandøren et oppfyllelsespress. Dersom dagboten har øvre tak bør dette ifølge avtalen være å anse som et vesentlig mislighold som igjen gir rett til å heve kontrakten og kreve erstatning. Det må også fremgå av avtalen når programvaren skal anses levert, normalt når programvaren oppfyller kravene i kravspesifikasjonen. Fra dette tidspunkt foreligger ikke lenger en forsinkelse, og det er da eventuelt mangelsbeføyelser som må gjøres gjeldende.

Feil og mangler
Det er viktig at leverandøren garanterer for at programmet skal virke i samsvar med kravspesifikasjonen på leveringstidspunktet, og at den deretter skal virke som forutsatt i en viss periode – normalt 12 måneder. Det bør avtales at retting skal skje kostnadsfritt av leverandøren og på hvilke vilkår (tidsfrister og lignende). Det bør også avtales hva som skal inngå i garantiarbeidet i perioden etter leveringstidspunktet (nye versjoner, feilretting m.v.).

Det bør fremgå av avtalen om leverandøren skal forestå support og vedlikehold i en viss periode etter levering, og hva kunden skal betale for dette utover kontraktssummen. Det bør også spesifiseres hva et slik arbeid eventuelt skal bestå i og i tillegg bør nye versjoner være inkludert.

Det leverte produktet skal på leveringstidspunktet være i samsvar med kundens kravspesifikasjon og skal fungere på det spesifiserte utstyret. Det bør fremgå av avtalen om kunden skal foreta tester av den leverte programvaren for å avdekke feil og i hvilken utstrekning dette skal gjøres. Dette har betydning for når reklamasjonsfristene begynner å løpe.

Dersom varen ikke er i samsvar med kravspesifikasjonen foreligger en mangel som kunden kan reklamere på. Avtalen må spesifisere hvilke frister som skal gjelde ved reklamasjon, når de begynner å løpe og hvordan de avbrytes. Det er vanlig å ha en relativ frist – man må reklamere innen rimelig tid etter at man oppdaget eller burde oppdaget feilen. I tillegg er det vanlig med en absolutt frist på 12 måneder eller mer, som innebærer at det bare er feil som er påberopt i denne perioden som kan kreves rettet vederlagsfritt. Dersom det oppstår en feil må reklamasjonen både skje innen rimelig tid etter at feilen ble oppdaget og innen den absolutte frist på 12 måneder.

Det må også fremgå av avtalen at man har rett til å heve kontrakten dersom det foreligger en vesentlig mangel eller dersom en part på annen måte vesentlig misligholder sine forpliktelser etter avtalen. Heving av avtalen innebærer at alle parter tar tilbake sine ytelser. Det er imidlertid viktig at man etter avtalen beholder retten til erstatning dersom avtalen heves, fordi det ofte oppstår erstatningsbetingende tap når vilkårene for heving foreligger.

Man må også avtalefeste partenes erstatningsplikt og begrensninger i denne. Det er vanlig å avtale at mislighold av avtalen medfører erstatningsplikt med mindre avtaleparten kan påvise at misligholdet ikke kan tilregnes ham. Det er også vanlig å begrense partenes erstatningsplikt oppad til det vederlag kunden skal yte etter avtalen. Dersom det er tale om en løpende ytelse, begrenses erstatningsplikten gjerne til et beløp tilsvarende vederlag for 12 måneders ytelse. Det normale er å avtalefeste at vanlig norsk erstatningsrettslig praksis skal legges til grunn ved erstatningsutmålingen.

Skifte av leverandør – opphør av bruksrett
Dersom tannlegekontoret senere vil bytte programvareleverandør, er det svært viktig at leverandøren forplikter seg til å bistå i forbindelse med konvertering/utlevering av de lagrede data i et standardisert format eller på annen måte, slik at man ikke for fremtiden blir bundet i sitt valg av programvareleverandør.

Konklusjon
Man bør anvende Tannlegeforeningens standardvilkår der hvor det er mulig. Dersom det ikke er mulig, bør man uansett anskaffe et eksemplar av både standardavtalen og veiledningen, slik at denne kan anvendes som mal ved avtaleinngåelsen.

Det er også viktig å være klar over at man trenger konsesjon fra Datatilsynet for visse typer personregistre og at avtalen må oppfylle vilkårene i tannlegeloven, lov om tannhelsetjenester og journalforskriften (se nærmere om dette i bilag 2 til standardavtalen).

Adresse: Postboks 1397 Vika, 0114 Oslo

Nøkkelord: Administrasjon; Informasjonsteknologi; Jus; Praksisadministrasjon; Datautstyr