IT-kontrakter for tannleger
Advokat Ulf Alex Samer
IT-kontrakter for tannleger*
* Både standardavtale og veiledning kan fås ved henvendelse til NTFs sekretariat.
På oppdrag fra og i samråd med Tannlegeforeningen er det utarbeidet en avtalemal for anskaffelse av dataprogramvare for private og offentlige tannlegeklinikker. I utgangspunktet bør denne avtalen legges til grunn i forbindelse med tannlegers anskaffelser av "tannlegeprogramvare".
Dersom man av ulike årsaker velger å utarbeide egne avtaler eller å forhandle på grunnlag av leverandørens avtale, anbefaler vi allikevel at man leser standardavtalen og veiledningen til denne. I veiledningen gjennomgås standardavtalens enkelte punkter i detalj. Både avtale og veiledning er tilgjengelig hos advokat Knut. S. Kjølstad i Tannlegeforeningen.
I denne artikkelen gis det en kort oversikt over noen problemstillinger og forhold som det bør tas hensyn til dersom standardavtalen ikke benyttes.
Avtaleinngåelse og gjennomføring av avtalens
deler
Behovsanalyse
Før avtale inngås er det viktig å gjøre seg
opp en mening om hvilke oppgaver programvaren skal løse og
hvilke funksjoner den skal ha. Likeledes bør man foreta
undersøkelser i markedet for å bringe på det rene hvilken
funksjonalitet som tilbys i "standardpakkene". I
tillegg må det også vurderes om programvaren skal benyttes
sammen med eksisterende systemer – både når det gjelder
eksisterende programvare og eksisterende datamaskiner –
for eksempel om systemet skal integreres med annen
administrativ programvare eller kontorstøtteprodukter.
Tilsvarende gjelder dersom systemet skal integreres med
teknisk utstyr, som røntgenapparater eller lignende.
Resultatet av analysen er en kravspesifikasjon.
Avtaleinngåelsen
Når behovsanalysen er gjennomført benytter
man kravspesifikasjonen som grunnlag for å innhente tilbud
fra leverandørene. Selv om markedet i Norge er relativt lite,
kan det lønne seg å ta kontakt med flere leverandører. Dersom
ingen leverandører kan oppfylle kravspesifikasjonen, må det
vurderes hvorvidt de punkter som ikke kan oppfylles kan
utelates, eller om det er behov for å utvikle egen
programvare – såkalt
"skreddersøm".
Før man eventuelt innlater seg på spesialtilpasninger eller egenutvikling er det viktig å være klar over at slik "skreddersøm" ofte kan medføre problemer. Kostnadene ved slik egenutvikling kan ofte bli svært høy som følge av uforutsette problemer, manglende kompetanse og ressurser hos partene, uprøvet teknologi eller lignende. I tillegg er det vanskelig å få leverandøren til å gjennomføre slike prosjekter til fast pris. Vi anbefaler derfor at man så langt det er mulig kjøper standardprogramvare.
Avtalen må inngås skriftlig. Dersom avtalen er av et visst omfang er det fornuftig å la en jurist gjennomgå den, før den undertegnes.
Gjennomføring av avtalen
Når avtale er inngått, er det viktig at
begge parter følger opp innholdet i avtalen. Dersom frister
oversittes eller programvaren ikke er i samsvar med
kravspesifikasjonen, er det viktig å reklamere på dette
overfor leverandøren så snart som mulig. Reklamasjoner bør
skje skriftlig både dersom det foreligger forsinkelser i
forhold til avtalte tidsfrister og dersom det foreligger feil
eller mangler.
Viktige punkter i en
programvareavtale
Innkjøp av både programvare og teknisk utstyr
Dersom det i forbindelse med anskaffelsen
også skal gjøres endringer eller oppdateringer av teknisk
infrastruktur dvs. PCer, servere, nettverk, skrivere eller
lignende vil man ofte måtte inngå avtaler med to parter: En
som leverer utstyret og standardprogramvare og en som leverer
tannlegeprogramvare. Dersom det er mulig, kan det være
formålstjenlig å benytte samme leverandør for både
programvaren og utstyr, fordi leverandøren da blir ansvarlig
for at hele anlegget fungerer som forutsatt. Dersom en velger
å ikke anvende samme leverandør, må man få en skriftlig
kravspesifikasjon knyttet til teknisk infrastruktur fra
programvareleverandøren før man gjør innkjøp av
utstyr.
Dersom man allerede har anskaffet utstyr, må utstyrsspesifikasjonene fremgå av kravspesifikasjonen, slik at programvareleverandøren vet hvilket utstyr programvaren må virke sammen med.
Parter i avtalen
Når man skal inngå en avtale er det viktig å
være bevisst på hvem som er parter i avtalen. Dersom en
enkelt tannlege inngår en kjøpsavtale for programvaren (ofte
en bruksrettsavtale), er det tannlegen som har rett til å
bruke programmet, og ikke de øvrige tannleger i et
kontorfellesskap, selskap eller lignende. Dersom
tannlegekontoret er organisert som et selskap (f.eks. AS
eller ANS) bør derfor selskapet inngå avtalen med
leverandøren. Lisensen følger da selskapet og ikke den
enkelte tannlege.
Leveransens omfang
Det må fremgå av avtalen hvilke
programvaremoduler som inngår i leveransen, samt hvor mange
eksemplarer av programmet som leveres og hvilken
dokumentasjon som følger med. Dokumentasjonen bør være på
norsk. Det må også fremgå hvor mange brukerlisenser som
inngår i avtalen, og om brukslisensene knytter seg til antall
installerte programvareeksemplarer, til antallet faktiske
brukere eller lignende.
Dersom det er behov for opplæring, bør det fremgå av avtalen. Det bør også spesifiseres om dette er inkludert i prisen eller om det skal betales særskilt for opplæring og ev. dokumentasjon.
Det skal også fremgå av avtalen om programvareleverandøren skal foreta installasjon og om testing av programvaren inngår i prisen.
Bruksrett
Programvaren gir bare bruksrett til
programmet og ikke en eiendomsrett eller opphavsrett.
Leverandøren beholder opphavsretten/eiendomsretten til
programmet, og tannlegekontoret får rett til å bruke et visst
antall kopier av programmet. Dette betyr at det som
hovedregel, utover lovlig sikkerhetskopi, ikke er adgang til
å kopiere programvaren, selge programmet videre, eller
overlate det til tredjemenn.
Bruksretten bør være knyttet til et visst antall brukere og ikke til bestemte navngitte personer. I tillegg bør bruksretten være uavhengig av hvilket utstyr som benyttes. Bruksretten bør ikke være tidsbegrenset, men det bør være mulig å få tilgang til nye versjoner dersom det skulle bli behov for det.
Pris og betaling
Totalprisen for programvare, installasjon og
andre ytelser må fremgå av avtalen. Betaling skal som
hovedregel ikke skje før programvaren er levert og testet.
Alternativet til betaling ved levering er delbetalinger.
Dersom det skal foretas delbetalinger skal vilkårene for
delbetalinger fremgå av avtalen.
Fremdrift og forsinkelse
Det er viktig å regulere leveringstidspunkt
og sanksjoner knyttet til forsinkelse i avtalen. Det er
vanlig at leverandøren må betale dagbot dersom produktet ikke
leveres til avtalt tid. Dagboten er normalt mellom 0,10 og
0,15 % av kontraktsprisen per dag avgrenset oppad til
10—15 %. Dette skal gi leverandøren et
oppfyllelsespress. Dersom dagboten har øvre tak bør dette
ifølge avtalen være å anse som et vesentlig mislighold som
igjen gir rett til å heve kontrakten og kreve erstatning. Det
må også fremgå av avtalen når programvaren skal anses levert,
normalt når programvaren oppfyller kravene i
kravspesifikasjonen. Fra dette tidspunkt foreligger ikke
lenger en forsinkelse, og det er da eventuelt
mangelsbeføyelser som må gjøres gjeldende.
Feil og mangler
Det er viktig at leverandøren garanterer for
at programmet skal virke i samsvar med kravspesifikasjonen på
leveringstidspunktet, og at den deretter skal virke som
forutsatt i en viss periode – normalt 12 måneder. Det
bør avtales at retting skal skje kostnadsfritt av
leverandøren og på hvilke vilkår (tidsfrister og lignende).
Det bør også avtales hva som skal inngå i garantiarbeidet i
perioden etter leveringstidspunktet (nye versjoner,
feilretting m.v.).
Det bør fremgå av avtalen om leverandøren skal forestå support og vedlikehold i en viss periode etter levering, og hva kunden skal betale for dette utover kontraktssummen. Det bør også spesifiseres hva et slik arbeid eventuelt skal bestå i og i tillegg bør nye versjoner være inkludert.
Det leverte produktet skal på leveringstidspunktet være i samsvar med kundens kravspesifikasjon og skal fungere på det spesifiserte utstyret. Det bør fremgå av avtalen om kunden skal foreta tester av den leverte programvaren for å avdekke feil og i hvilken utstrekning dette skal gjøres. Dette har betydning for når reklamasjonsfristene begynner å løpe.
Dersom varen ikke er i samsvar med kravspesifikasjonen foreligger en mangel som kunden kan reklamere på. Avtalen må spesifisere hvilke frister som skal gjelde ved reklamasjon, når de begynner å løpe og hvordan de avbrytes. Det er vanlig å ha en relativ frist – man må reklamere innen rimelig tid etter at man oppdaget eller burde oppdaget feilen. I tillegg er det vanlig med en absolutt frist på 12 måneder eller mer, som innebærer at det bare er feil som er påberopt i denne perioden som kan kreves rettet vederlagsfritt. Dersom det oppstår en feil må reklamasjonen både skje innen rimelig tid etter at feilen ble oppdaget og innen den absolutte frist på 12 måneder.
Det må også fremgå av avtalen at man har rett til å heve kontrakten dersom det foreligger en vesentlig mangel eller dersom en part på annen måte vesentlig misligholder sine forpliktelser etter avtalen. Heving av avtalen innebærer at alle parter tar tilbake sine ytelser. Det er imidlertid viktig at man etter avtalen beholder retten til erstatning dersom avtalen heves, fordi det ofte oppstår erstatningsbetingende tap når vilkårene for heving foreligger.
Man må også avtalefeste partenes erstatningsplikt og begrensninger i denne. Det er vanlig å avtale at mislighold av avtalen medfører erstatningsplikt med mindre avtaleparten kan påvise at misligholdet ikke kan tilregnes ham. Det er også vanlig å begrense partenes erstatningsplikt oppad til det vederlag kunden skal yte etter avtalen. Dersom det er tale om en løpende ytelse, begrenses erstatningsplikten gjerne til et beløp tilsvarende vederlag for 12 måneders ytelse. Det normale er å avtalefeste at vanlig norsk erstatningsrettslig praksis skal legges til grunn ved erstatningsutmålingen.
Skifte av leverandør – opphør av bruksrett
Dersom tannlegekontoret senere vil bytte
programvareleverandør, er det svært viktig at leverandøren
forplikter seg til å bistå i forbindelse med
konvertering/utlevering av de lagrede data i et standardisert
format eller på annen måte, slik at man ikke for fremtiden
blir bundet i sitt valg av programvareleverandør.
Konklusjon
Man bør anvende Tannlegeforeningens
standardvilkår der hvor det er mulig. Dersom det ikke er
mulig, bør man uansett anskaffe et eksemplar av både
standardavtalen og veiledningen, slik at denne kan anvendes
som mal ved avtaleinngåelsen.
Det er også viktig å være klar over at man trenger konsesjon fra Datatilsynet for visse typer personregistre og at avtalen må oppfylle vilkårene i tannlegeloven, lov om tannhelsetjenester og journalforskriften (se nærmere om dette i bilag 2 til standardavtalen).
Adresse: Postboks 1397 Vika, 0114 Oslo
Nøkkelord: Administrasjon; Informasjonsteknologi; Jus; Praksisadministrasjon; Datautstyr