Krav til kassaapparat eller likeverdig system og dokumentasjon av timebestillinger
Den nye bokføringsloven med forskrifter trådte i kraft 1. januar 2005. Næringsdrivende som var bokføringspliktige per 1. januar 2005 har likevel hatt mulighet til å følge de gamle regnskapsreglene frem til 1. januar 2006. Fra nyttår gjelder imidlertid den nye bokføringsloven med forskrifter for alle næringsdrivende med bokføringsplikt.
Alle næringsdrivende som har regnskapsplikt etter regnskapsloven eller som har plikt til å levere næringsoppgave etter ligningsloven har bokføringsplikt.
Et av hovedformålene med bokføringsreglene er å sikre at regnskapsmessige disposisjoner i ettertid kan dokumenteres og underbygges på en tilfredsstillende måte.
For privatpraktiserende tannleger er det særlig to problemstillinger som det er viktig å være oppmerksom på når vi nå går over til et nytt bokføringsregime. For det første innføres det et krav til kassaapparat eller annet likeverdig elektronisk regnskapssystem. For det andre innføres en plikt til å dokumentere timebestillinger, også når timen er avbestilt eller flyttet.
Krav til kassaapparat eller annet likeverdig system (bokføringsforskriften § 5 – 3 – 2, § 5 – 3 – 3 og § 5 – 4)
– Salg av tjenester skal registreres fortløpende på kassaapparat, terminal eller annet likeverdig system.
– Alternativet til kassaapparat er i praksis en eller annen form for elektronisk regnskapssystem. Et slikt regnskapssystem leveres f.eks. som egen modul i Opus’ datasystem. Det er med andre ord ikke lenger mulig å bare operere med et manuelt regnskap og nummererte kvitteringsblokker. – Salget av tjenester skal dokumenteres ved daterte, nummererte summeringsstrimler (dvs. kassaruller) eller tilsvarende rapport fra et elektronisk regnskapssystem. Kassarullen/rapporten må angi klokkeslett for hvert enkelt salg.
– Det skal foretas daglige, daterte kassaoppgjør. Dette innebærer at kassabeholdningen daglig skal sammenholdes med dagsrapporten fra det elektroniske regnskapssystemet eller fra kassaapparatet («Z-rapport» ). Eventuelle differanser skal forklares og det må fremgå hvem som har foretatt opptellingen av kassabeholdningen. Klokkeslettet for utkjøring av Z-rapport dagsrapport skal også fremgå. Hvis man har et elektronisk regnskapssystem er det ikke nødvendig å skrive ut dagsrapportene dersom disse kan lagres i systemet og skrives ut i ettertid.
Beløpet som registreres på kassaapparatet eller det elektroniske systemet som brukes, skal være godt synlig for kunden når dette ikke byr på praktiske problemer. Det skal kunne skrives ut kvittering når kunden ber om det. Dersom kundedisplayet på kassaapparatet eller alternativt elektronisk system ikke er synlig for kunden, må kvittering alltid skrives ut.
– Kvitteringene som gis kunden skal være fortløpende nummerert og datert. De skal også spesifisere hva kunden betaler for og tidspunkt og sted for levering av ytelsen. Selgers og kjøpers navn og adresse skal fremgå på kvitteringen, i tillegg til selgers organisasjonsnummer. Vederlag og eventuelt betalingsforfall skal også fremgå. Eventuell merverdiavgift (f.eks. ved salg av dentalprodukter over kr. 50.000 i en periode på 12 måneder) må også spesifiseres.
– Hvis flere bokføringspliktige driver virksomhet i de samme lokalene, må kassaapparatet eller alternativt elektronisk system ha funksjonalitet som gjør det mulig å skrive ut både kvittering til kundene, og dagsrapport/Z-rapport og kassarull («sladrerull») for hver bokføringspliktig separat. Hvis dette ikke lar seg gjøre, må de forskjellige bokføringspliktige benytte hvert sitt kassaapparat eller tilsvarende regnskapssystem.
– Dokumentasjon som kassaruller, dagsrapporter og terminalkvitteringer må oppbevares i 10 år. Hvis man bytter system, og data fra tidligere system ikke kan overføres i det nye systemet, må det kjøres ut dagsrapporter fra det gamle systemet. Disse rapportene må likeledes oppbevares i inntil 10 år.
– Kravene til kassaapparat o.l. gjelder ikke for tannleger som driver ambulerende og sporadisk virksomhet og som har en inntekt på 3 ganger folketrygdens grunnbeløp (per i dag kr 182 097) eller mindre. De som er omfattet av dette unntaket, kan dokumentere salget fortløpende i innbundet bok med forhåndsnummererte sider, eller ved gjenpart av daterte forhåndsnummererte salgsbilag (kvitteringer).
Føring og oppbevaring av timebestillinger (bokføringsforskriften § 8 – 4 – 2)
– Den enkelte tannlege skal registrere sine timebestillinger. Både tidspunkt for utførselen av tjenesten og kundens navn må fremgå av timeboken.
– Det skal fremgå av timeboken hvilke timer som ikke er gjennomført.
– Dersom en time avbestilles eller flyttes og tannlegen får en ny pasient til denne timen, skal den nye bestillingen fremgå av timeboken. Den tidligere bestillingen kan da fjernes, slik at den første kundens navn ikke lenger fremgår.
– Dokumentasjon av timebestillinger må oppbevares i 10 år.
Vi viser for øvrig til artikkel i Tidende 2005 nr. 7, der den nye bokføringsloven med forskrift også er omtalt.
økonomisjef, NTF
advokat, NTF