Ny bokføringslov med forskrift
Finansdepartementet besluttet i forskrift av 1. desember 2004 at bokføringsloven skulle tre i kraft 1. januar 2005. Bokføringsforskriften trådte i kraft samtidig med loven.
Den bokføringslovgivningen som nå er vedtatt, er stort sett en videreføring av bestemmelsene i løsbladforskriften av 1992 og særregler gitt med hjemmel i skatte- og avgiftslovgivningen. Bokføringsreglene er i første rekke utformet for å ivareta eksterne informasjons- og kontrollbehov. Paragraf 2 i loven stadfester hvem som er pliktig å følge loven.
Bokføringsplikten
Alle som har regnskapsplikt etter regnskapsloven, har bokføringsplikt etter bokføringsloven. Det samme gjelder de som har plikt til å levere næringsoppgave etter ligningsloven.
Reglene i bokføringsforskriften er omfattende og til dels detaljerte. Dette innlegget begrenser seg til å omtale en del av nyhetene i den nye bokføringsloven med forskrift.
Nyhetene i loven innbærer en del nye krav som kan få direkte konsekvenser for innarbeidede rutiner og prosedyrer blant annet vedrørende håndtering av kontanttransaksjoner.
Nye krav
Dokumentasjon av kontantsalg
Loven og forskriften bygger på følgende definisjon av kontantsalg:
Med kontantsalg menes salg der kjøpers betalingsforpliktelse overfor selger gjøres opp ved levering.
Betaling med kredittkort faller dermed inn under lovens definisjon av kontantsalg.
Det er innført et absolutt krav om at kontanttransaksjoner skal registreres daglig, hvis det ikke benyttes fast kasse. Ved kontantsalg stilles det krav om fortløpende registrering på kasseapparat, terminal eller annet likeverdig system.
Kontantsalget skal kunne dokumenteres ved daterte, nummererte summeringsstrimler (kassaruller) eller tilsvarende rapport. Dokumentasjonen skal angi klokkeslett for hvert salg. Ved eventuelle korreksjoner skal dette dokumenteres med korreksjonsposter med angivelse av beløp, årsak og antall korreksjoner.
Utstedelse av salgsdokumentasjon
Salgsdokumentet/kvitteringen skal spesifiseres på motpart (pasienten/kunden). Det er gitt unntak fra kravet om spesifisering av motpart i salgsdokumentet/kvitteringen ved salg hvor vederlaget er på under 1000 kroner.
Dokumentasjon av tidsforbruk
I de tilfeller hvor vederlaget er basert på tidsforbruk (ikke stykkpris), skal dokumentasjonen (kvitteringen) angi utførte timer. Dokumentasjon av tidsforbruk og arbeidede timer skal oppbevares 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt.
Timebestillinger
Alle bokføringspliktige som utfører tjenester etter timebestilling, skal dokumentere timebestillinger. Dokumentasjonen skal omfatte tidspunkt for utførelsen av tjenesten og kundens (pasientens) navn. Slik dokumentasjon skal oppbevares i 10 år etter regnskapsårets slutt.
Elektronisk tilgjengelighet
I tillegg til kravet om oppbevaring av lovbestemte spesifikasjoner, er det innført et krav om at bokførte opplysninger som er registrert elektronisk, skal holdes elektronisk tilgjengelig i 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt. Det er gitt unntak fra dette kravet for bokføringspliktige som har mindre enn 5 millioner kroner i omsetning.
Bokføringsloven med forskrift medfører også at regelverket på enkelte områder er blitt mer fleksibelt.
Sekundærdokumentasjon
Det stilles krav om at bokførte opplysninger skal være dokumenterte. Det skilles mellom primær- og sekundærdokumentasjon. Primærdokumentasjonen er den dokumentasjon som dokumenterer transaksjoner og øvrige regnskapsmessige disposisjoner direkte. Sekundærdokumentasjon brukes som betegnelse på den delen av dokumentasjonen som ikke er det direkte grunnlaget for bokføringen, men som kan være et supplement til bokføringsdokumentasjonen. (primærdokumentasjonen). Bokføringsloven har som utgangspunkt at sekundærdokumentasjonen bare skal oppbevares dersom dokumentasjonen har kontrollverdi. Sekundærdokumentasjon som må oppbevares, begrenser seg til:
Avtaler
Korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon
Prisoversikter som kreves utarbeidet ifølge lov eller forskrift
Sekundærdokumentasjon skal oppbevares i 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt.
Overgangsregler for bokføringspliktige per 1. januar 2005
Frem til 1. januar 2006 kan bokføringspliktige per 1. januar 2005 velge å fortsette å benytte reglene om registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger i lov av 13. mai 1977 nr. 35 med tilhørende forskrifter, eller reglene i lov av 17. juli 1998 nr. 56 kapittel 2 med tilhørende forskrifter. Bokføringspliktige skal benytte de samme reglene for registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger gjennom hele regnskapsåret 2005. Bokføringspliktige kan likevel velge å følge regler om oppbevaring i bokføringsloven § 13 med tilhørende forskrifter.
Økonomisjef, NTF