Medarbeidersamtale

For å nå målene i bedriften er tannlegen avhengig av dyktige medarbeidere og et godt arbeidsmiljø. En medarbeidersamtale er et verktøy som kan være til hjelp for å nå målet om et godt arbeidsmiljø og en effektiv måloppnåelse. Dette er et mulig system for medarbeidersamtaler, og er et fleksibelt opplegg som den enkelte tannlege kan tilpasse sin egen bedrifts behov og situasjon.

Dersom du allerede har et opplegg som fungerer godt i din bedrift kan du fortsette med det. For deg som ikke har etablert et system for medarbeidersamtaler ennå eller ønsker ny inspirasjon, kan du ta utgangspunkt i dette forslaget. Det er verdt å merke seg at dette er bare et eksempel på et oppsett, og du kan endre og tilpasse skjemaet etter eget ønske og behov.

Hensikten med medarbeidersamtaler kan sammenfattes i tre punkter:

Avklare gjensidige forventninger til arbeidsforhold og resultater
Utvikle tillit og åpenhet for å fremme kommunikasjon og samarbeid i det daglige
Samtale om muligheten for faglig utvikling

En medarbeidersamtale er med andre ord:

En samtale mellom ansatt og leder som er planlagt, forberedt, tilbakevendende og forpliktende. Målet er planlegging, utvikling og samordning av den ansattes og bedriftens behov.

Planlagt

At samtalen er planlagt betyr at den er satt av i god tid. Det anbefales at det er bestemt tid og sted for samtalen minst en uke før medarbeidersamtalen skal finne sted. Samtalen skal holdes på et sted hvor det er mulig å unngå å bli forstyrret. Normalt bør man sette at 1 - 2 timer til en medarbeidersamtale.

Forberedt

Med forberedt menes at både arbeidsgiver og arbeidstaker tenker igjennom det de ønsker å ta opp på forhånd. Det anbefales at man benytter et skjema som hjelp til å forberede seg. Arbeidsgiver må altså sende eller dele ut skjemaet som er tenkt benyttet i medarbeidersamtalen samtidig med at det avtales tid for samtalen.

Tilbakevendende

Med dette menes at samtalen skjer med jevnlig. Det mest vanlige er at medarbeidersamtaler skjer en gang i året. Det daglige arbeid gjennom året er en oppfølging og konkretisering av det som skjer i medarbeidersamtalen. Medarbeidersamtalen verken kan eller skal erstatte den daglige kommunikasjonen på arbeidsplassen.

Forpliktende

At samtalen er forpliktende betyr at det som man blir enige om under samtalen skal gjennomføres. Avtalen er likevel ikke juridisk bindende. Forhold hos arbeidsgiver, arbeidstaker eller på arbeidsplassen kan endre seg å gjøre det vanskelig eller umulig å sette planene ut i livet. Man kan si at det er begges plikt å arbeide aktivt for at avtalen skal oppfylles. Det er viktig å holde avtalene på et realistisk nivå. Det oppfordres til å konsentrere seg om få men viktige tiltak som en akter å gjennomføre.

Det som tas opp i en medarbeidersamtale skal behandles som fortrolig informasjon. Begge parter må være enige om det som eventuelt skal bringes videre.

Det er lederens ansvar å skrive referat fra samtalen, og dette referatet danner grunnlaget for neste samtale. Begge parter skal signere referatet, slik at begge viser de er enige i det som står der.

Det er lederens ansvar å ta initiativ til å gjennomføre medarbeidersamtalene. Det er også lederens ansvar å legge forholdene til rette for at det blir en vellykket samtale. Den ansatte har også et ansvar til å bidra til at det blir en vellykket samtale; blant annet til at de sakene arbeidstaker mener er viktig å snakke om blir tatt opp.

Forslag til mal for medarbeidersamtale

Arbeidstaker:	Sted:
Arbeidsgiver:	Dato:

1. Oppfølging fra forrige medarbeidersamtal e Ha med konklusjon/notater fra forrige medarbeidersamtale:
Hvilke arbeidsmål/resultater har du nådd?
Hvilke mål/resultater er ikke nådd. Hvorfor ikke?
Hva kan vi gjøre med det?

2. Klargjøring av hvordan du opplever arbeidssituasjonen
Fysiske arbeidsforhold
Psykososiale arbeidsforhold
Arbeidsmengede og arbeidsoppgaver
Hvordan opplever du arbeidsdelingen i bedriften?
Er rutinene klare? Er det noe du savner rutiner på?
Hva opplever du som positivt?
Hva slags respons får du på arbeidet ditt? Ros/ris?
Hvordan fungerer det daglige samarbeidet på klinikken?Kan du gjøre noe for at andre kan fylle sin jobb på en bedre måte?
Hvordan fungerer samarbeidet med meg/andre ledere ?

3. Utveksling av forventninger til hverandre
Hva jeg gjerne skulle sett at du Hva du gjerne skulle sett at jeg..
Gjorde mer av (hvorfor)
Skal fortsette å gjøre (hvorfor)
Skal gjøre mindre av (hvorfor)

4. Arbeidsoppgaver og ansvarsområder
Ta utgangspunkt i bedriftens mål.
Er det klart hva som er dine oppgaver?
Er det klart for deg hva som er ditt ansvarsområde?
Hvilke arbeidsmål bør vi sette for neste periode?
Hva gjør vi med gjenstående oppgaver fra punkt 1?

5. Utviklingstiltak
Hvilke utviklingstiltak vil du foreslå for klinikken?
Hvilke utviklingstiltak vil du foreslå for deg selv? (kurs, videreutdanning e.l.)

6. Andre forhold som har innflytelse på arbeidet
Dette er ment som en hjelp til egenforberedelsene til medarbeidersamtalen og er kun til eget bruk. Noter stikkord som medbringes til samtalen.