Felles pasientjournal

i er én praksiseier og to «assistenttannleger» som jobber sammen i felles lokaler. Det hender til stadighet at vi av praktiske årsaker eller i akutte tilfeller må behandle hverandres pasienter. Det ville ha vært veldig mye enklere for både pasientene og oss dersom vi kunne ha en felles pasientjournal. Kan vi det?

Svar: Ja, tannleger i et etablert fellesskap, som samarbeider om å yte helsehjelp, kan bruke samme pasientjournal for den enkelte pasient. Dette reguleres i forskrift om virksomhetsovergripende pasientjournal i formalisert arbeidsfellesskap, som trådte i kraft 9. november 2012.

De tidligere reglene innebar en utfordring for svært mange tannlegekontorer, hvorav de fleste i tillegg har et felles elektronisk pasientjournalsystem. Tannlegene hadde tidligere ikke lovlig tilgang til journalene til hverandres pasienter. Felles journal for pasienter som ble behandlet av flere tannleger på samme kontor var også problematisk. Det var derfor behov for en endring av regelverket.

Det vil kunne være behov for felles journal f eks i forbindelse med øyeblikkelig hjelp hvor behandlende tannlege ikke er til stede, i forbindelse med ferieavvikling, permisjoner, videre- og etterutdanning hvor tannleger med gruppepraksis eller ulike former for samarbeid og felles kontor er vikar for hverandre mv.

Felles journal er med på å sikre kontinuitet, og øker pasientsikkerheten. Hensikten er å effektivisere behandlingen til beste for pasientene, ved at tannlegene får enklere tilgang til nødvendige helseopplysninger. Det kan også forenkle samarbeidet mellom privat og offentlig helsetjeneste. Forskriften er ment å være et skritt i retning av en elektronisk pasientjournal som kan benyttes i hele helsevesenet.

Hva menes med formalisert arbeidsfellesskap?Dette er definert som et samarbeid mellom to eller flere virksomheter som tydelig fremstår som en enhet. Også avtaler mellom en kommune og private tjenesteytere om å yte helsetjenester til pasienter faller inn under begrepet, jf. helse- og omsorgstjenesteloven § 3 - 1 femte ledd.

En felles journal forutsetter at ansvarsforholdene er klart definerte. Det må derfor være klart hvem som er databehandlingsansvarlig for opplysningene. Den som det formaliserte arbeidsfellesskapet avtaler seg i mellom skal være databehandlingsansvarlig, må ha partsevne og kunne saksøkes for domstolene. Det må videre sikres at informasjonssikkerheten, herunder taushetsplikten, ivaretas på en forsvarlig måte.

Kun de med tjenstlige behov skal ha tilgang til opplysningene, og det må etableres nødvendige tiltak for tilgang og tilgangskontroll. Når en kommune og private bruker felles pasientjournal, er kommunen ansvarlig for opplysningene. De alminnelige bestemmelsene om samtykke og taushetsplikt regulerer helsepersonellets tilgang til opplysningene.

Virksomhetsovergripende journaler må føres elektronisk, og erstatter det virksomhetsinterne behandlingsrettede registeret, jf. helseregisterloven § 6b. Plikten til å føre journal gjelder tilsvarende, jf. helsepersonelloven §§ 39 og 40.

Felles pasientjournal krever en skriftlig avtale, som skal inneholde:

1. Oversikt over virksomhetenes navn og adresse.

2. Oversikt over hvilke oppgaver og tjenester arbeidsfellesskapet skal samarbeide om, ansvarsforhold og oppsigelse av avtalen.

3. Navn og adresse på den databehandlingsansvarlige og dennes representant.

4. Navn og adresse på eventuelle databehandlere etter helseregisterloven § 18.

5. Opplysninger om hvor pasientjournalene skal overføres ved opphør av arbeidsfellesskapet.

Hele forskriften er tilgjengelig på www.lovdata.no (FOR 2012 - 11 - 09 nr 1045)