Oppbevaring av regnskapspapirer

Jeg har et spørsmål jeg håper dere kan svare meg på. Har tidligere spurt regnskapsføreren min, uten å få et entydig svar.

Jeg har et enkeltpersonforetak og lurer på hvor lenge jeg må oppbevare regnskapspapirer. Er det 5 år eller er det 10 år?

Svar: Når man er bokføringspliktig (ikke bokføringspliktig er man når brutto driftsinntekt ikke overstiger kr 50 000,-.) må man oppbevare regnskapsmaterialet etter bokføringsreglene. Det stilles ingen krav til hvilket format dette skal oppbevares i. Om du vil oppbevare bilagene på papir eller i et elektronisk format er altså opp til deg. Selv om det nå er anledning til utelukkende å ha elektronisk informasjon, er det fortsatt et krav om at regnskapsmaterialet som er lagret skal kunne skrives ut på papir.

Det er i første rekke behovet for gjenfinning ved etterfølgende kontroll som medfører krav til oppbevaring.

Bokføringsloven skiller mellom primærdokumentasjon og sekundærdokumentasjon. Primærdokumentasjon benyttes som grunnlag for selve bokføringen. Sekundærdokumentasjon er gjerne dokumentasjon for viktige opplysninger som ikke direkte fører til noen transaksjoner i regnskapet. Eksempel på sekundærdokumentasjon kan være en salgsavtale, en ordreseddel eller andre avtaler av betydning for virksomheten.

I noen tilfeller kan også sekundærdokumentasjon bli vurdert som primærdokumentasjon som følge av at primærdokumentasjonen ikke inneholder nok opplysninger. Hvis du mottar en faktura med følgende tekst: «Salg i henhold til avtale», vil også avtalen anses som primærdokumentasjon og må oppbevares like lenge som selve fakturaen.

Primærdokumentasjon skal som hovedregel oppbevares i 5 år. Krav til oppbevaring av sekundærdokumentasjon er 3,5 år. I revidert nasjonalbudsjett 2013 varslet regjeringen en endring fra 10 til 5 år og nye regler trådte i krav fra 1. januar 2015. Ved å foreta et skille mellom primærdokumentasjon og sekundærdokumentasjon er kravene til oppbevaring lempet i forhold til tidligere lovgivning.