En uformell møtearena

Lysaker startet i jobben som fylkestannhelsesjef i desember 2019, rett før pandemien satte Norge på hodet. Da kom hun fra stillingen som omsorgssjef i Haugesund.

– Det var egentlig litt hell i uhell. Jeg har tidligere jobbet som leder både i spesialisthelsetjenesten og kommunehelsetjenesten med infeksjonsmedisin og beredskap som fagfelt, sier hun.

I et nyhetsbrev informerte Lysaker organisasjonen om den nye, uformelle møtearenaen. En gang i måneden legger hun ut en Teams-lenke der alle ansatte i Tannhelse Rogaland kan logge seg på, uavhengig av profesjon.

– Som leder har jeg hele fylket som nedslagsfelt, i Rogaland er det 23 kommuner og 35 klinikker med til sammen over 380 ansatte. Jeg har stor tro på å etablere faste arenaer for ulik samhandling. Direkte dialog er med på å bygge ned skottene, sier hun.

Logger seg på uansett

Så langt har tre digitale møter for alle ansatte blitt gjennomført. For å gi flest mulig mulighet til å delta, er møtetiden lagt fra 15 minutter før arbeidsdagens slutt til 15 minutter etter ordinær arbeidstid. Deltakerne kan stille spørsmål direkte i møtene, de kan sende spørsmålene på forhånd, eller de kan skrive i chatten mens møtet pågår. De kan også kontakte Lysaker i etterkant av møtet.

– Med meg har jeg assisterende fylkestannhelsesjef som kan svare på faglige odontologiske spørsmål, og flere fra ledergruppen har også tittet innom. Vi har vært mellom 20 og 30 deltakere per møte, uten at det er de samme som har logget seg på hver gang, forteller Lysaker.

Tilbakemeldingene så langt er gode, og det er et ønske om at ordningen skal bestå.

– Ofte tar det jo litt tid før slike ting blir etablert. Jeg har bestemt meg for at jeg skal logge meg på, uavhengig av om det er én eller hundre deltakere. Er det ingen, så sitter jeg ut tiden, i tilfelle. Dette skal være lavterskel, sier hun.

Både smått og stort blir tatt opp på møtene. Alt fra spørsmål om arbeidstøy, til pågående IT-prosjekter. Ny arbeidstidsregistrering, organisering av timeboken, eller mer overordnede ting som organisasjonsstruktur. Hvis ingen har noe å komme med i begynnelsen av et møte, har Lysaker et tema eller to i ermet som hun har tenkt ut på forhånd.

– Viktig for meg som øverste leder

– Møtene gir meg innsikt i hva som opptar folk ute i den kliniske driften – i sanntid. Det er verdifullt. Jeg blir mer oppmerksom på hvor skoen trykker og kan kalibrere meg selv. Det jeg ønsker, er ikke alltid sammenfallende med interessen der ute. Kommer det mange spørsmål om de samme tingene, tenker jeg at jeg burde informere litt ekstra om det i et nyhetsbrev. Møtene er en arena der jeg inviterer de ansatte inn fordi innspillene er viktige for meg som øverste leder. Jeg vil anbefale det til andre fylker, sier Lysaker.

Nyhetsbrev på e-post med informasjon om stort og smått har Tannhelse Rogaland hatt lenge. Nytt er det at klinikkene nå får introdusere seg selv i nyhetsbrevet, de tar bilder og skriver om hva de holder på med.

– Benytter Tannhelse Rogaland seg av flere elektroniske møteplasser nå enn før pandemien?

– Ja, det vil jeg si at vi gjør. Vi holder fortsatt en del møter på Teams, og i opplæringsøyemed bruker vi ofte videokonferanseverktøy i stedet for å samles fysisk. Men jeg reiser også ut og besøker klinikkene, akkurat som før. Når jeg er ferdig med runden, begynner jeg på nytt igjen. Det er veldig givende, jeg setter stor pris på disse besøkene, sier Lysaker.

Tannhelse Rogaland har flere spennende ting på gang. Det jobbes mye med implementering av Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgssektoren, som skal sikre at virksomheten drives på en systematisk måte. Det nyopprettede Fylkestannhelsesjefens kvalitetsråd i Rogaland består av fylkestannhelsesjefen og kvalitetslederen, andre ledere i organisasjonen og representanter fra tillitsvalgte. Rådet skal gjennomgå pasientrelaterte avvik og hendelser på et aggregert nivå, for så å vurdere behovet for tiltak på et organisatorisk nivå.

Like tannhelsetjenester overalt i fylket

– Rådet jobber systematisk med internkontroll og kvalitet Målet er at tjenestene og systemene er de samme for alle klinikkene i fylket. En klage fra en pasient skal behandles likt, en sykmelding fra en ansatt likeså. Det er viktig at alle jobber etter de samme retningslinjene både på organisatorisk og faglig nivå, sier Lysaker.

Rogaland har også innført «ledelsens årlige gjennomgang», et organ som ser på avvik som har kommet inn, går gjennom revisjonens tilbakemeldinger, og vurder om målsetningene er nådd. Resultatet av gjennomgangen rapporteres videre til styret. En årlig arbeidsmiljøpris er nylig opprettet, Rogaland skal arrangere Samfunnsodontologisk forum i 2023, og i henhold til klinikkplanen som Fylkestinget har vedtatt, er det flere byggeprosjekter i gang, et av dem i samarbeidd med Universitetet i Stavanger (UiS).

– Fra høsten 2024 skal vi etablere en tannklinikk på campus hvor vi skal samlokaliseres med leger og psykologer. Vi vet at UiS har en egen videreutdanning innen pasientsikkerhet, og at vi har en egen forskningsavdeling i Tannhelse Rogaland. Så at dette vil by på mye spennende samarbeid i årene fremover er det ingen tvil om, slår Lysaker fast.