Rutiner

Først og fremst er det viktig at virksomheten har klare og enkle rutiner for hvordan det skal meldes fra om fravær ved bruk av egenmelding.

Alle arbeidstakere kan benytte såkalt egenmelding og selv melde fra på jobb om eget sykefravær og med det få rett til sykepenger. Med egenmelding menes at arbeidstakeren melder fra til arbeidsgiveren om arbeidsuførhet på grunn av sykdom eller skade uten å legge fram legeerklæring.

Må det være skriftlig, på e-post eller SMS, eller muntlig?

Lovverkene som regulerer dette stiller ikke spesifikke krav, men åpner for at arbeidsgiver kan bestemme faste rutiner, dette bør da komme frem av personalhåndbok eller lignende. Det er viktig at dette reguleres tydelig, slik at arbeidstaker forstår fremgangsmåten og misforståelser unngås.

Ulike alternativer kan bestemmes, for eksempel at en egenmelding alltid skal gis muntlig til nærmeste leder, SMS og e-post er ofte tilstrekkelig. Loven stiller ikke krav til skriftlig dokumentasjon, men åpner for at arbeidsgiver kan kreve en skriftlig bekreftelse på den muntlige egenmeldingen.

Når egenmelding gis muntlig, anbefaler vi at den skal bekreftes med en skriftlig egenmelding så snart arbeidstaker er tilbake på jobb.

Innhold i meldingen

Det kan ikke kreves at arbeidstaker oppgir hva slags sykdom som har forårsaket fraværet, kun at man er syk og ikke kommer på arbeid. Om mulig, si noe om forventet fraværslengde.

Registrering

Som arbeidsgiver er det lovpålagt å føre statistikk over sykefravær og fravær ved barns sykdom. Statistikken skal ikke sendes til NAV, men kan brukes til å måle og forbedre virksomhetens forebyggingsarbeid.

Dernest kan virksomheten bli spurt om å vise sykefraværsstatistikken til Arbeidstilsynet.

Må ha vært ansatt i to måneder

For å kunne bruke egenmelding, må arbeidstaker ha arbeidet hos arbeidsgiveren i to måneder. Dersom arbeidstaker har vært borte fra arbeidet på grunn av permittering, militærtjeneste eller permisjon i forbindelse med svangerskap, fødsel eller tilsyn for friske små eller syke barn eller nærstående, er det tilstrekkelig for å få rett til å bruke egenmelding at arbeidstaker har vært i arbeid igjen i fire uker etter et avbrudd.

Antall egenmeldinger per år – misforståelse om antall

Det er en stor misforståelse vi ofte ser, at det følger av loven -at arbeidstaker bare har rett til å benytte egenmelding inntil fire ganger i løpet av 12 måneder. Dette følger altså ikke av lov og en arbeidstaker kan derfor som et utgangspunkt benytte egenmelding så mange ganger det er behov for det.

Antall dager per gang

Etter folketrygdloven kan egenmelding brukes for opptil tre kalenderdager om gangen. Det er imidlertid ikke uvanlig at arbeidsgiver tillater arbeidstaker å bruke egenmelding for flere dager.

Kan frata arbeidstaker retten til egenmelding

Loven åpner imidlertid for at arbeidsgiver kan bestemme at arbeidstaker skal tape sin rett til å bruke egenmelding hvis arbeidstaker i løpet av tolv måneder har minst fire sykefravær uten legeerklæring.

For at arbeidsgiver skal kunne bestemme at arbeidstaker skal tape sin rett til egenmelding, må arbeidsgiver først ha gitt arbeidstakeren anledning til å uttale seg. Dersom ikke arbeidstaker er gitt en slik anledning, tapes heller ikke retten til å benytte egenmelding (før arbeidstaker får en slik anledning).

Arbeidsgiver har i tillegg også rett til å frata arbeidstaker rett til å bruke egenmelding dersom arbeidsgiver har rimelig grunn til å tro fraværet ikke skyldes sykdom. Også i et slikt tilfelle må imidlertid arbeidstaker i forkant ha fått anledning til å uttale seg.

IA-avtalen

(Intensjonsavtalen om et mer inkluderende arbeidsliv mellom arbeidslivets parter, staten som arbeidsgiver og regjeringen) har for eksempel bestemmelser om at en arbeidstaker kan levere egenmelding inntil 24 dager i løpet av tolv måneder, men ikke for mer enn åtte dager sammenhengende. IA-avtalen oppfordrer alle virksomheter til å tilby de ansatte en slik utvidet ordning. Og i samme gate har lovgiver lovfestet en plikt for arbeidsgiver til å drøfte med de tillitsvalgte om de ansatte skal få en utvidet rett til å benytte egenmelding. En forutsetning er at man holder seg innenfor arbeidsgiverperioden på 16 dager.

Krav om legeerklæring

Dersom intet annet er avtalt, og arbeidsgiver krever legeerklæring fra og med dag fire uten at den fremlegges, følger det av loven at retten til sykepenger for egenmeldingsperioden faller bort. Videre er det slik at dersom arbeidstaker igjen blir syk innen 16 kalenderdager, så regnes også tidligere fraværsdager uten legeerklæring med.

Egenmelding og omsorgslønn

En arbeidstaker har også selv rett til å melde fra til arbeidsgiver om barn eller barnepassers sykdom uten å legge frem legeerklæring de første tre kalenderdager. Bruk av egenmelding ved egen sykdom påvirker ikke «kvoten» med omsorgsdager og motsatt påvirker heller ikke bruken av omsorgsdager «kvoten» med egenmeldingsdager ved egen sykdom.

Mønsteravtalen

Veiledende avtale om lønns- og arbeidsvilkår for tannhelsesekretærer, den såkalte Mønsteravtalen, har i § 6 følgende bestemmelser når det gjelder egenmeldinger:

En arbeidstaker som er forhindret fra å møte fram til arbeidet på grunn av sykdom, er forpliktet til å varsle tannlegen om dette uten ugrunnet opphold og med opplysning om fraværets sannsynlige lengde.

Varer arbeidsuførheten for en arbeidstaker utover de dagene egenmelding kan nyttes - inntil 3 kalenderdager - skal lege søkes og fraværet bekreftes av lege fra og med den første dag arbeidstakeren skulle vært i arbeid igjen etter egenmeldingsperioden.

Gradert sykemelding

Egenmelding kan ikke brukes i egen løpende sykmeldingsperiode. Dersom arbeidstaker blir ytterligere syk må arbeidstakeren ta kontakt med legen for å få en ny gradering, eventuelt 100 prosent sykmelding for det aktuelle tidsrommet. Så lenge fraværet er sammenhengende, blir dette ansett som én sykdomsperiode uansett hvilken diagnose som ligger til grunn for fraværet. Arbeidstaker er for eksempel langtidssykmeldt, jobber 50 prosent og er 50 prosent sykmeldt. Arbeidstakeren får influensa og er hjemme fra jobb i tre dager. Den ansatte kan ikke benytte egenmelding for å dokumentere dette fraværet. Den ansatte må oppsøke lege og få 100 prosent sykmelding for disse tre dagene.

Gradert sykemelding og sykt barn

Annerledes er det dersom arbeidstaker på gradert sykemelding må være hjemme med sykt barn, altså ikke egen sykdom. Arbeidstaker kan benytte egenmelding for sykt barn sammen med gradert sykemelding for egen sykdom. Dette er ytelser i henhold til to forskjellige kapitler i folketrygdloven og kan derfor kombineres. Eget fravær vil her være dokumentert med gradert sykemelding etter bestemmelser i kapittel 8. Og man kan i tillegg benytte egenmelding ved barns eller barnepassers sykdom for å dokumentere dette fraværet etter bestemmelser i kapittel 9.

Dersom arbeidstaker benytter slik egenmelding som dokumentasjon har arbeidstaker rett på omsorgspenger. En forutsetning er at vedkommende ikke har brukt opp antall stønadsdager. (Ved omsorg for ett barn kan man benytte opptil 10 stønadsdager for hvert kalenderår. Har vedkommende omsorgen for mer enn to barn, ytes det omsorgspenger i opptil 15 stønadsdager. Når arbeidstakeren er alene om omsorgen, økes antallet stønadsdager til henholdsvis 20 og 30).

Arbeidsgiverperioden

Egenmeldinger inngår i arbeidsgiverperioden. Alle kalenderdager teller med. I tidsrommet på 16 dager plikter arbeidsgiveren bare å betale sykepenger for dager som det ellers skulle vært utbetalt lønn for. Dersom fraværet er innenfor arbeidsgiverperioden, skal arbeidsgiver utbetale sykepenger for egenmeldingsdagene. Dersom fraværet er utenfor arbeidsgiverperioden, skal NAV utbetale sykepenger.

Halve dager

Egenmelding kan i utgangspunktet kun benyttes for hele fraværsdager. Møter arbeidstakeren på jobb og går hjem i løpet av dagen på grunn av sykdom eller kommer senere på grunn av sykdom, er dette ikke en sykefraværsdag i lovens forstand, men her kan arbeidsgiver selvfølgelig etablere egne ordninger. Noen arbeidsgivere velger å ha avtaler som sikrer arbeidstakere lønn for sykefravær deler av dag ved å gi lønnet permisjon for timene vedkommende er borte. Andre trekker ansatte i lønn for disse timene.