Svar:

Ved nedleggelse av virksomheten uten at journalene skal overføres til en annen behandler har du plikt til å avlevere journalene til Norsk helsearkiv, slik det fremgår av pasientjournalforskriften § 17. Bestemmelsen lyder:

«§ 17.Opphør av virksomhet mv.

Hvis det ved overdragelse eller opphør av virksomhet ikke er aktuelt å overføre pasientjournalene til et bestemt helsepersonell eller til en bestemt virksomhet, skal de avleveres til Helsedirektoratet eller det organ direktoratet bestemmer. Helsedirektoratet er dataansvarlig for behandlingen av opplysningene etter at de er avlevert

Journaler som avleveres oppbevares til det av hensyn til helsehjelpens karakter ikke lenger antas å bli bruk for dem, og kan deretter tilintetgjøres etter samråd med Riksarkivaren eller avleveres til offentlig arkivdepot. Materialet fra spesialisthelsetjenesten skal behandles som bestemt i helsearkivforskriften.»

Også der en tannlege er fratatt sin autorisasjon, lisens eller spesialistgodkjenning kan Statens helsetilsyn pålegge innlevering av journalmaterialet.

Siden etableringen av Norsk helsearkiv i 2021 har anbefalt format på avlevering av digitale pasientjournaler vært PDF/A. Helsedirektoratet har frem til nå påtatt seg utgiftene til konvertering av filer, fordi det ikke har vært hjemmel for å kreve et bestemt format ved avlevering. Fra 1. januar 2025 fremgår det imidlertid av pasientjournalforskriften § 17 første ledd tredje setning at pasientjournaler skal avleveres i det format og etter de rutiner som fastsettes av dataansvarlig (Helsedirektoratet).

Med hjemmel i ovenfor nevnte forskriftsendring skal all avlevering av digitale pasientjournaler fra og med 1. januar 2025 være i PDF/A. Virksomheter må fra samme tidspunkt betale for konvertering og avlevering av digitale pasientjournaler.

Ved å henvende seg til Norsk helsearkiv vil avleverende virksomheter kunne få informasjon, råd og veiledning.